Welkom

Actueel en nieuws

GGZ Integraal is op zoek naar nieuwe secretariële medewerkers die ons team komen versterken en diverse uitbreidingen verder vormgeven in onze locaties in Leiden en Alphen aan den Rijn.
 

GGZ Integraal is een kleine ambulante psychotherapie instelling, die zorg biedt aan patiënten met uiteenlopende problematiek en achtergrond. Het secretariaat is daarin een spilfunctie en eerste aanspreekpunt voor onze patiënten, verwijzers en collega's. Ook ben je betrokken bij het stroomlijnen van diverse onderdelen van het behandelproces en de zorgadministratie.
 

Voor toekomstige collega’s bieden we een plezierige werkplek met uitstekende arbeidsvoorwaarden en veel ruimte voor eigen invulling van taken en aandachtsgebieden. 

 

 

FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARESSE 

 

Plaats in de organisatie 

De secretaresse legt verantwoording af aan de algemeen coördinator omtrent het functioneren. 

  

Doel van de functie 

De secretaresse is de eerste contactpersoon van de poli voor zowel de cliënt, de behandelaar als verwijzers en externe instellingen. Hij/zij zorgt voor het soepel verlopen van afspraken tussen cliënt en behandelaren. Vanuit deze spilfunctie aan de voorkant van onze organisatie heeft hij/zij een actief signalerende taak voor de hele organisatie. 

  

Taken en verantwoordelijkheden 

  • Eerste aanspreekpunt voor cliënten, zowel aan de balie als telefonisch; 
  • Binnenkomende (telefoon)gesprekken zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen;  
  • Informeren van cliënten en verwijzers over onze behandelingen; 
  • Informeren van cliënten bij vragen over ziektekosten(-verzekeringen). 
  • Informeren en ondersteunen van behandelaren over administratieve procedures; 
  • Opbouwen en completeren van aanmelddossiers voor nieuwe aanmeldingen voor toedeling aan een behandelaar. Na toedeling de gegevens correct invoeren in het EPD; 
  • Effectief en efficiënt inplannen van clientafspraken voor behandelaren;  
  • Afhandelen van alle in- en uitgaande correspondentie (cliënt-gebonden en algemeen), bewaken van clientdossiers op compleetheid en zo nodig signaleren aan behandelaren; 
  • Notuleren van periodieke team-overleggen; 
  • Actieve bijdrage leveren aan het halfjaarlijkse secretaresseoverleg; 
  • Bijhouden van de ziekteverzuim- en verlofregistratie in overleg met algemeen coördinator; 
  • Verantwoordelijk voor benodigde BHV-activiteiten indien BHV-gecertificeerd; 
  • Op orde houden van de cliënten-wachtkamer en verzorgen koffie/thee/water; 
  • Tijdig bestellen van huishoudelijke artikelen en kantoorbenodigdheden; 
  • Bewaken goed functioneren van facilitaire systemen evt afgestemd met verhuurder. 

 

 

Functie-eisen en vereiste competenties 

Kennis 

  • Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een (medisch) secretariële opleiding. 
  • Kennis van gegevensverwerking in elektronische patiëntendossiers in de (geestelijke) gezondheidszorg (bij voorkeur Careweb). 

  

Functiecompetenties 

Plannen en organiseren 

Bepalen van prioriteiten, bepalen van benodigde tijd en middelen en benodigde actie conform planning in beweging zetten. 

 

Accuratesse 

Langdurig en effectief kunnen omgaan met detailinformatie. 

  

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid 

Vloeiend Nederlands in woord en geschrift, voldoende Engels in woord en geschrift voor cliënt-contacten. Stemt schrijfstijl af op beoogde doelgroep. 

   

Didactische vaardigheden 

Opleiden collega-secretaresses, instrueren teamleden over administratieve processen. 

  

Organisatiecompetenties 

Omgevings-sensitiviteit 

Aandacht hebben voor relevante ontwikkelingen binnen en buiten onze organisatie met gevolgen voor onze werkwijze en die zo nodig onder de aandacht brengen van de algemeen coördinator. 

 

Sociale vaardigheden 

Een klantgerichte en dienstverlenende instelling hebben. Aandacht en gevoeligheid voor contacten met patiënten, naasten, verwijzers en anderen. De-escalerend optreden als dat nodig is en is in staat om op een tactvolle, aandachtige wijze samen te werken met collega’s. In contact met behandelaars weten af te stemmen waar nodig. 

  

Professionele integriteit 

Handelen – in woord en gedrag – in lijn met algemeen aanvaarde sociale en ethische normen en waarden, waaronder de privacy wet- en regelgeving, ook onder moeilijke omstandigheden of druk om hiervan af te wijken. Aanspreekbaar hierop zijn en zo nodig anderen erop aanspreken. 

 

Zich aantoonbaar inzetten om de gedragscode van GGZ Integraal zich eigen te maken en toe te passen in het eigen functioneren.  

  

Inschaling 

De functie is ingedeeld in functieschaal 40. 

Wij hebben contractafspraken gemaakt met de volgende zorgverzekeraars met de labels:

Zorg en Zekerheid (met AZVZ)
Achmea (met Zilveren Kruis, FBTO, De Friesland, Interpolis, ZieZo en PROlife)
ONVZ (met VVAA, PNOzorg en Jaah)
Menzis (met Anderzorg, Hema en INK)
CZ (met Nationale Nederlanden, OHRA, Just en CZdirect)
ENO (met Salland en ZorgDirect)
ASR (met Ditzo)
DSW (met Stad Holland en InTwente)

Wij hebben voor 2023 géén contract met VGZ en haar labels.

Er geldt op dit moment geen aanmeldstop voor verzekerden van specifieke zorgverzekeraars.

Let op: aanmelding aan het einde van het jaar, kan wel betekenen dat u zowel voor bijv. nov of dec over het jaar 2022, en opnieuw in januari 2023, uw eigen risico wordt geïnd vanuit uw verzekeraar. Wij hebben hier als zorgverleners geen invloed op.
Mocht dit echter voor u een overweging zijn om van uw behandeling af te zien, of mocht u hiermee financieel problemen verwachten, dan kunt u altijd contact opnemen voor overleg en kijken we hoe u hiermee kunt worden geholpen.

Voor nieuwe aanmeldingen aan het eind van het jaar willen wij u graag op het volgende attenderen:

Bij aanmelding aan het einde van het jaar, kan wel betekenen dat u zowel voor bijv. nov of dec over het jaar 2022, en opnieuw in januari 2023, uw eigen risico wordt geïnd vanuit uw verzekeraar. Wij hebben hier als zorgverleners geen invloed op.
Mocht dit echter voor u een overweging zijn om van uw behandeling af te zien, of mocht u hiermee financieel problemen verwachten, dan kunt u altijd contact opnemen voor overleg en kijken we hoe u hiermee kunt worden geholpen.

Voor Marokkaans-Arabisch- en Russisch-sprekenden is de tijdelijke aanmeldstop in verband met beperkte beschikbaarheid van behandelaren opgeheven. Neem voor meer informatie graag contact op met ons secretariaat.

Voor verdere inhoudelijke vragen ten aanzien van wachttijden of onze behandelmogelijkheden op de diverse locaties helpt ons secretariaat u graag verder.

Begin 2022 heeft GGZ Integraal bezoek gehad van de IGZ die met name benieuwd was naar onze werkwijze (inhoudelijk en organisatorisch) en het verhaal achter de mate van onze bedrijfsefficiëntie oftewel onze relatief lage overhead, optimale contactvoering (omzet) en consequent korte wachttijden.

In dit bezoek hebben we kunnen spreken over de visie achter het ontstaan, de cultuur en de werkwijze van onze organisatie, én de ontwikkelingen en uitdagingen in ons werkveld in het algemeen. Daarnaast was het een goede gelegenheid om over de ontwikkelingen rondom het ZPM, de samenwerking met zorgverzekeraars en wat we hierin meemaken, aan de orde te brengen. De IGZ was nieuwsgierig en had veel vragen. Ze zijn veel over ons te weten gekomen maar we hebben ook van hen geleerd. Hieronder volgt de eindconclusie en verbeteradviezen opgenomen uit het rapport van de IGZ.

De inspectie is van oordeel dat GGZ Integraal kwalitatieve goede en veilige zorg biedt. Richtlijnen, protocollen en werkinstructies zijn op orde en medewerkers kunnen hiermee uit de voeten. Er is een open en veilige werkcultuur. Er zijn voldoende mogelijkheden voor medewerkers om (bij)scholing te volgen. Het behandelaanbod is afgestemd op de behoeften van de patiënten en de wachttijden zijn binnen de Treeknormen. De dossiervoering is zorgvuldig en het aannamebeleid wordt correct uitgevoerd.

IGZ had verder terecht ook verbeterpunten met betrekking tot het verversen (updaten) van de inhoud van de website en efficiënter maken van elektronische mogelijkheden bij medische contacten tussen de artsen en de apotheken. Deze punten zijn inmiddels opgepakt.

Mocht u naar aanleiding van dit rapport vragen hebben, kunt u contact opnemen.

Afgelopen 13 september heeft GGZ Integraal haar jaarlijkse HKZ-certificerende, externe audit gehad, uitgevoerd door Dekra Certifications.

Conclusie uit deze jaarlijkse keuring luidde als volgt:
Het systeem voldoet aan de beoordeelde eisen van HKZ Geestelijke gezondheidszorg:2015.
Tijdens de audit is het vastgesteld dat het systeem in staat is de doelstellingen van het management te bereiken.

GGZ Integraal bleek afgelopen jaar weer ontwikkeling te hebben gemaakt op versterking van de inhoud, interne cultuur, vraaggericht werken naar ketenpartners, verzorgen van opleidingen, en het herkennen van kwaliteiten van medewerkers.

Er zijn geen openstaande tekortkomingen vastgesteld.

Over GGZ Integraal

GGZ Integraal is een psychotherapie instelling voor geestelijke gezondheidszorg (GGZ). U kunt hier terecht via uw huisarts voor behandeling voor de meest voorkomende psychische klachten. Behandeling  vindt plaats vanuit een integratief- en contextueel kader.

Psychische hulpverlening

Door de samenstelling en de expertise van het team is GGZ Integraal efficiënt en laagdrempelig voor zorg aan patiënten met uiteenlopende klachten en diverse achtergronden. Hierbij wordt uitgegaan van uw hulpvraag, de klachten die u ondervindt en aandacht voor de mogelijke onderliggende dynamiek hierbij. Wij werken daarbij minder vanuit zorgpaden maar streven ook in geval van complexere zorgvragen, naar een geïntegreerd behandelbeleid, waarbij door uw behandelaar (-s) in samenwerking met het team en uzelf wordt gestreefd naar een zo vlot en patiëntvriendelijk mogelijke behandelroute. Hierbij valt onder meer te denken aan (combinaties van-) psychodynamische psychotherapie, EMDR, schematherapie, systeembehandeling en cognitief gedragsmatige interventies. Om behandeling direct optimaal vorm te kunnen geven, is desgewenst aanvullend of verdiepend psychodiagnostisch onderzoek binnen dit behandelproces gebruikelijk.

Bij behandelingen is een overzicht te vinden met klachten waarbij wij u kunnen helpen.

Meertalige GGZ

Wij bieden behandelingen in diverse talen als:

•    Engels
•    Nederlands
•    Perzisch (Farsi / Dari)
•    Turks
•    Marokkaans Arabisch (aanmeldstop).
Op dit moment géén klassiek Arabisch
•    Russisch
•    Duits

Hiermee zijn wij een belangrijke aanvulling binnen de GGZ. Door nauwe samenwerking met verschillende huisartsen – en andere professionals – uit de regio zijn wij in staat om alle hulpvragers snel te spreken, diagnosticeren en behandelen. Hierdoor hebben wij niet of nauwelijks een wachtlijst. Door ons grote netwerk kunnen wij zorgen voor een adequate doorverwijzing indien er hulpvragen zijn waaraan wij niet kunnen beantwoorden.
GGZ Integraal staat voor gedegen kennis, vriendelijkheid, zorgvuldige diagnostiek, en effectieve behandelingen.

ggz-integraal-logo

GGZ Integraal is HKZ gecertificeerd Kwaliteit HKZsinds 2018 en voldoet aan de normen conform WTZi en WNT.


GGZ Integraal beschikt over een goedgekeurd kwaliteitsstatuut 2022.

 

U kunt bij GGZ Integraal terecht met een verwijzing van uw huisarts. Wij bieden gespecialiseerde behandeling voor de meest voorkomende psychische klachten.